Leie servise til fest og selskap: slik planlegger du alt

Når du leier servise til konfirmasjon, bryllup, jubileum eller firmafest, slipper du å kjøpe 60 like tallerkener som skal stå i et skap resten av året. Det som avgjør om leien blir enkel, er tre ting: at du har talt riktig antall deler per gjest, at du vet hva leieprisen faktisk dekker (vask, levering, brekkasje), og at mat som krever kjøling holdes kald fra levering til servering. Under går vi gjennom alt i den rekkefølgen du trenger det, med en mengdetabell du kan bruke direkte, en sjekkliste til leieavtalen og en egen del om kjøleutstyr.

Kort oppsummert

• Regn alltid ut servise per rett, ikke bare per gjest, og vurder 10 til 15 prosent reserve for knuste deler og ekstra gjester.

• Spør om prisen er per del, per kuvert eller per pakke, og om vask, levering og henting er inkludert eller kommer i tillegg.

• Avklar skriftlig hva som skjer ved brekkasje og manglende deler før du booker, og tell opp alt ved levering.

• Lett bedervelig mat skal holdes på +4 °C eller lavere når ingen annen temperatur er oppgitt, ifølge Mattilsynet. Velg kjøleutstyr etter mengde og strømtilgang på stedet.

• Privatpersoner, lag og borettslag som eier servise eller kjøleutstyr, kan leie det ut og tjene penger på det de allerede har.

Innholdsfortegnelse

• Hva slags servise kan du leie?

• Slik regner du ut hvor mye servise du trenger

• Hva koster det å leie servise?

• Dette bør stå i leieavtalen før du booker

• Kjøleutstyr til arrangementet

• Trygg oppbevaring av mat og drikke

• Lei og leie ut arrangementsutstyr hos UloX

• Slik ser vi det

• Sjekkliste: fra planlegging til retur

• Ofte stilte spørsmål

• Kilder

Hva slags servise kan du leie?

Utvalget varierer mellom utleiere, men de fleste deler det inn i noen faste grupper. Det lønner seg å tenke gjennom hele måltidet før du begynner å se på annonser, slik at du ikke ender med middagstallerkener og glemmer kaffekoppene.

Porselen og tallerkener

• Dekketallerkener (store underliggende tallerkener som gir et pent bord)

• Middagstallerkener

• Forrett- og desserttallerkener, ofte samme størrelse

• Dype tallerkener til suppe

• Kaffekopper med skåler og kakefat

Bestikk

• Middagsgaffel og -kniv

• Forrettbestikk

• Dessertskje og kakegaffel

• Kaffeskje og suppeskje

Glass

• Vannglass

• Rødvins- og hvitvinsglass

• Champagneglass til velkomstdrink eller tale

• Ølglass og drinkglass

Serveringsutstyr

• Fat, boller og serveringsbestikk til buffet

• Karafler og muggesett

• Kakeplater og etasjefat

• Chafing dish (varmholdingsfat) til varm buffet

Tekstiler og pynt

• Duker og løpere

• Stoffservietter

• Lysestaker og borddekorasjon

Til et selskap hjemme holder det ofte med tallerkener, bestikk og glass. Til et bryllup eller en stor jubileumsfeiring med flere retter, buffet og kaffe med kaker blir listen fort lang. Lag listen ut fra menyen, ikke ut fra hva som “pleier” å være med.

Slik regner du ut hvor mye servise du trenger

Den vanligste feilen er å bestille én tallerken per gjest. Ved en treretters middag går hver gjest gjennom tre tallerkener, og ofte et sett med bestikk per rett. Ved buffet forsyner mange seg to ganger og tar ny tallerken. Tabellen er et planleggingseksempel, ikke en fasit. Bruk den som utgangspunkt, og tell kniver, gafler og skjeer ut fra menyen din.

Et regneeksempel: Du skal ha konfirmasjon for 40 gjester med varm buffet og kaffebord etterpå. Da trenger du omtrent 60 til 80 middagstallerkener (1,5 til 2 per gjest), 60 sett middagsbestikk, 80 kakeasjetter, 80 kakegafler, 40 til 60 kaffekopper og 80 glass. Vurder 10 til 15 prosent reserve, og du lander på rundt 70 til 90 middagstallerkener.

Noen tommelfingerregler å ta med i planleggingen:

1. Reserve: Vurder 10 til 15 prosent ekstra. Noe knuses, noen gjester kommer uanmeldt, og det er kjedelig å vaske opp midt i festen.

2. Kan du vaske underveis? Har du oppvaskmaskin og en hjelper på kjøkkenet, kan du klare deg med færre kaffekopper og kakeasjetter. Uten oppvask må du ha nok til hele kvelden.

3. Glass forsvinner: På mingling setter gjester fra seg glasset og tar et nytt. Regn med flere glass enn du tror.

4. Barn: Barn trenger ofte egne glass med lavere risiko for knusing. Vurder om du skal ha et eget barnebord med mindre deler.

Hva koster det å leie servise?

Prisene varierer mye mellom utleiere, byer og hvor stor bestillingen er, så vi gir deg ikke et tall som blir feil i morgen. Det du derimot kan styre, er hvordan du sammenligner tilbud. Spør alltid om disse punktene, så sammenligner du likt med likt:

Et godt tips er å be om pris på hele listen din, med levering og vask, slik at du ser totalbeløpet og ikke bare stykkprisen. Kan du hente selv, sparer du ofte transportkostnaden. Da trenger du bil med plass, eller en tilhenger: Servise er tungt i store mengder, og kasser med porselen bør stå stødig. Se gjerne etter tilhenger til leie i nærheten hvis bilen ikke rommer alt.

Dette bør stå i leieavtalen før du booker

En tydelig avtale sparer både deg og utleier for diskusjoner etter festen. Gå gjennom punktene her, og sørg for at svarene står skriftlig.

Leieperiode og tidspunkt

Avtal nøyaktig når du får utstyret og når det skal tilbake, med klokkeslett. Til et lørdagsselskap er det vanlig å hente fredag og levere søndag eller mandag. Spør om ekstradøgn koster noe, og hva som skjer om du blir forsinket.

Levering og henting

Avklar hvem som bærer inn, hvor utstyret skal settes, og om det er trapper eller lang bæring. Selskapslokaler har ofte faste tider for varelevering, så sjekk med lokalet også.

Opptelling ved levering

Tell opp alt når du får det, og noter eventuelle skår, sprekker eller manglende deler med en gang. Ta bilder. Da har du dokumentasjon på skader som var der fra før, hvis det skulle bli uenighet etterpå.

Vask og retur

Finn ut om utstyret skal leveres skylt, vasket eller usortert i kassene det kom i. Mange utleiere vil ha porselen skrapet for matrester og satt tilbake i originalkassene. Duker og stoffservietter vaskes som regel av utleier eller et profesjonelt vaskeri, fordi flekker fra vin og stearin krever egen behandling. Avklar med utleieren hvordan tekstilene skal vaskes og behandles, og hvem som gjør det.

Ansvar for skader og mangler

Spør hva en knust tallerken eller et manglende glass koster, og om det trekkes fra depositumet. Avtal også hva som gjelder hvis noe forsvinner i lokalet uten at du kan noe for det.

Kjøleutstyr til arrangementet

Servise og kjøling henger tett sammen. Når du har mat til 40 eller 100 gjester, rommer sjelden kjøleskapet hjemme eller i grendehuset alt. Da trenger du ekstra kjølekapasitet, og det kan leies som annet utstyr.

Hvilke typer kjøleutstyr finnes?

Slik velger du kapasitet

Tenk i volum, ikke i antall gjester. Brett, serveringsfat og drikkekasser tar mer plass enn du tror. Gjør det slik:

1. Skriv ned alle retter som skal kjøles, og hvor mye plass de tar i fatet eller beholderen de står i.

2. Legg til drikke. Drikke tar ofte mer plass enn maten, og kan gjerne stå i en egen kjøler eller kjøleboks med is, slik at kjøleskapet ikke åpnes hele tiden.

3. Legg til 20 til 30 prosent luft. Et overfylt kjøleskap kjøler dårligere fordi kald luft ikke sirkulerer.

4. Skill mat og drikke der det er mulig. Hver gang døren åpnes for en brus, slipper varme inn til maten.

Strøm, plassering og transport

Før du leier, sjekk dette:

• Strøm: Spør utleier hvor mye effekt kjøleren trekker, og sjekk at kursen i lokalet tåler det sammen med kaffetraktere, varmeskap og lys. Mange sikringer går når alt slås på samtidig rett før middagen. Unngå lange, tynne skjøteledninger, og bruk utendørsgodkjent utstyr ute.

• Plassering: Sett kjøleren i skyggen og med luft rundt seg, ikke inntil en varm vegg eller i direkte sol. Underlaget må være plant og tåle vekten.

• Tid før bruk: Et kjøleskap eller en kjølehenger bør slås på i god tid før maten settes inn, slik at det er kaldt når det fylles. Spør utleier hvor lang tid modellen trenger.

• Transport: Kjøleskap bør helst fraktes stående. En kjølehenger krever bil med riktig hengerfeste og førerkort for vekten. Sjekk totalvekten mot det du har lov til å kjøre.

Trygg oppbevaring av mat og drikke

Når du har ansvar for mat til mange, er temperaturen det viktigste du kontrollerer. Mattilsynet oppgir at lett bedervelige næringsmidler skal oppbevares ved +4 °C eller lavere når produsenten ikke har angitt en annen temperatur. Står det en egen temperatur på emballasjen, er det den som gjelder. Varm mat som varmholdes på buffeten, bør på sin side holdes over 60 °C helt fram til servering.

I praksis betyr det dette for arrangøren:

• Bruk et termometer. Legg et kjøleskapstermometer i hver kjøler og sjekk det jevnlig, særlig etter at døren har vært åpnet mye.

• Kjøl ned raskt. Varm mat som skal serveres kald, bør ned fra 60 til 10 °C så raskt som mulig, og senest i løpet av to timer. Del den i mindre beholdere, eller sett gryta i kaldt vannbad og rør rundt. Sett maten kjølig etterpå.

• Begrens tiden på buffeten. Sett ut mindre mengder om gangen og fyll på fra kjøleren, i stedet for å sette alt ut med én gang.

• Hold råvarer adskilt fra ferdig mat. Rått kjøtt og rå sjømat må ikke stå slik at det kan dryppe ned på noe som er ferdig laget, og maten bør være tildekket.

• Planlegg for varme dager. En sommerkonfirmasjon i hagen krever mer kjølekapasitet enn en vintermiddag innendørs.

Skal du selge mat på et arrangement, for eksempel på en loppis eller idrettsdag i regi av et lag, kan det gjelde egne regler. Kontakt Mattilsynet før arrangementet hvis du er usikker på hva som gjelder for akkurat deg.

Lei og leie ut arrangementsutstyr hos UloX

UloX er en norsk markedsplass der privatpersoner og bedrifter leier ut utstyr til hverandre lokalt. Her kan du søke etter utstyr i nærheten, sende en bookingforespørsel, avtale detaljene direkte med utleier og betale gjennom plattformen. Utvalget avhenger av hva utleierne i ditt område har lagt ut, så søk der du bor og se hva som er tilgjengelig.

Til festen kan du for eksempel finne tilhenger til transport av utstyr, projektor til lysbildeshow og taler eller utstyr til uteselskapet under camping og friluft. Eier du selv servise, kjøleskap eller kjølebokser som står ubrukt mesteparten av året, kan du lage en gratis annonse på ulox.no og leie det ut til andre i nærmiljøet.

Slik ser vi det

Vi ser at mye av det folk trenger til en fest, allerede finnes i nabolaget. Velforeningen har kaffekopper til hundre, idrettslaget har kjølebokser fra cupen, og naboen har arvet et komplett servise som bare tas fram til jul. Likevel kjøper mange nytt, eller kjører langt for å hente.

Vi mener lokal utleie er det smarteste svaret. Du sparer tid og transport når utstyret står i nærheten, og den som eier utstyret, får en inntekt av noe som ellers bare tar plass. For lag, foreninger, borettslag og sameier kan utleie av festutstyr bli et lite, jevnt bidrag til felleskassen.

Derfor har vi bygget UloX med BankID-verifisering, sikker betaling gjennom Stripe, depositum, kalender og avtaler. Det gjør identitet, betaling og avtaler enklere å håndtere når du låner ut porselen til en du ikke kjenner, og enkelt å holde oversikt over når kassene er ute og når de kommer tilbake. Det koster ingenting å opprette konto eller legge ut annonser, og vi tar bare provisjon når utstyret faktisk blir leid ut.

UloX

Sjekkliste: fra planlegging til retur

Bruk denne listen når du organiserer leie av servise og kjøleutstyr:

1. Fire til seks uker før: Bestem meny og gjesteantall. Lag en liste over servise, glass, bestikk og serveringsutstyr. Book tidlig hvis festen er i konfirmasjons- eller bryllupssesongen, da er etterspørselen størst.

2. To til tre uker før: Be om totalpris med levering, vask og depositum. Bekreft leieperioden og få avtalen skriftlig.

3. Uken før: Sjekk strømkapasitet og plass til kjøleutstyr i lokalet. Ordne transport, og skaff termometer.

4. Ved levering: Tell opp alt, noter skader og ta bilder. Slå på kjøleutstyret i god tid.

5. Under festen: Følg med på temperaturen, fyll buffeten i mindre porsjoner og sett bort knuste deler for seg.

6. Etter festen: Skrap og skyll som avtalt, pakk i riktige kasser og tell opp igjen før retur. Gi beskjed om eventuelle skader med en gang.

Ofte stilte spørsmål

Hvor mye servise trenger jeg til 50 gjester?

Til en treretters middag for 50 gjester trenger du rundt 150 tallerkener, pluss glass og kaffeservise. Bestikket teller du ut fra menyen, siden en dessert ikke nødvendigvis krever både kniv og gaffel. Ved buffet holder det ofte med 75 til 100 middagstallerkener. Vurder uansett 10 til 15 prosent reserve.

Må jeg vaske leid servise før jeg leverer det tilbake?

Det avhenger av utleier. Noen vil ha alt skrapet og skylt, andre tar seg av all vask mot et gebyr eller inkludert i prisen. Avklar dette før du booker, slik at du ikke får en uventet regning.

Hva skjer hvis noe knuser?

De fleste utleiere tar betalt per knust eller manglende del, ofte trukket fra depositumet. Be om prisen per del på forhånd, og tell opp alt ved levering slik at du bare betaler for det som faktisk skjedde hos deg.

Hvor kaldt må maten oppbevares på et selskap?

Lett bedervelig mat skal holdes på +4 °C eller lavere hvis produsenten ikke har oppgitt en annen temperatur. Bruk termometer i kjøleren og sett maten ut i mindre mengder om gangen.

Kan jeg leie ut mitt eget servise eller kjøleskap?

Ja. Har du servise, glass, kjølebokser eller annet festutstyr som står ubrukt, kan du lage en gratis annonse på UloX og leie det ut til folk i nærheten. Du avtaler pris, depositum og leieperiode selv.

Kilder

• Mattilsynet: Om lagervirksomhet

• Mattilsynet: Råd for oppbevaring av mat og drikke

• Mattilsynet: Mathåndtering og hygiene for serveringssteder

Anbefalinger

• Lei projektor

• Lei projektor i Ræge